POSIT S.C. propone al cliente che ha deciso di percorrere la strada di migrazione al Software Libero e nello specifico ad OpenOffice una serie di fasi particolari :

1. analisi del parco documentale
2. pacchettizzazione e personalizzazione dell'ultima distribuzione OpenOffice.org (opzionale)
3. installazione di OpenOffice sulle postazioni utente
4. migrazione (conversione) del parco documentale
5. formazione sull'uso del nuovo strumento di lavoro
6. supporto on site

ANALISI DOCUMENTI

La prima importante fase per avviare il processo di migrazione consiste nel fare un'analisi delle caratteristiche del parco documentale, delle metodologie di lavoro e dell'organizzazione aziendale per ricavare le informazioni utili alla pianificazione della migrazione.

L'analisi deve evidenziare i seguenti punti:

• situazioni di vincolo progettuale
• pianificazione degli interventi formativi
• tipologie dei modelli documentali migrabili
• percorso di migrazione all'interno della struttura
• modalità di assistenza e supporto
• permettere di quantificare in termini di costo l'intero progetto

POSIT utilizzerà un sistema automatico che verificherà gli aspetti funzionali e di contenuto dei documenti Office (Word, Excel e PowerPoint) presenti presso il cliente.

Questa fase richiede una giornata di lavoro e sarà svolta da personale qualificato di POSIT che dovrà essere autorizzato ad installare su una postazione del cliente uno specifico software di analisi dei dati per la migrazione. Questa postazione deve essere equipaggiata con MS Office®. Dopo qualche giorno per elaborare i dati raccolti potrà essere presentata al cliente un'ipotesi progettuale per la migrazione.

La reportistica ottenuta sarà utilizzata da POSIT solo per poter proporre un'offerta dettagliata per la migrazione. I dati raccolti potranno essere lasciati al cliente solo su richiesta al costo del lavoro di analisi e di predisposizione dell'opportuna documentazione.

PACCHETTIZZAZIONE OPENOFFICE

Questa fase è opzionale, e ha l'obiettivo di realizzare una personalizzazione di OpenOffice che contenga le caratteristiche funzionali del prodotto definite con l'utente (modelli da includere, estensioni, eventuali funzionalità aggiuntive, logo iniziale del cliente all'avvio di OpenOffice, etc...)

Analisi

Definizione dei requisiti dell'ultima distribuzione OpenOffice disponibile rispetto alle esigenze degli utenti.

In questa fase verranno valutate le caratteristiche che dovrà includere la pacchettizzazione per l'Azienda, analizzando le impostazioni predefinite da attribuire, le estensioni installabili, i modelli e i template da utilizzare, e quant'altro possa emergere nell'analisi.

Progettazione e Realizzazione

Fase di sviluppo e realizzazione della pacchettizzazione di OpenOffice; questa fase ha l'obiettivo di produrre un'installazione di OpenOffice per il Cliente con le caratteristiche definite nella fase di analisi che poi verrà installata in modo centralizzato

La fase di pacchettizzazione o personalizzazione della distribuzione di OpenOffice potrà essere quantificata in termini di tempo e costo solo dopo un'analisi con il cliente.

INSTALLAZIONE

Fase di installazione delle suite di produzione per l'ufficio sulle singole postazioni del cliente attraverso delle modalità che si andranno a definire in fase di progettazione.

Le modalità principali sono di tue tipi :

installazione centralizzata1 (quando il cliente ha tante postazioni su cui deve essere installato OpenOffice)

installazione manuale (nei casi di poche installazioni che possono essere installate manualmente sulla singola postazione dal personale tecnico)

MIGRAZIONE DOCUMENTI

Conversione documenti

Fase di conversione di tutti i documenti (comprensivi dei modelli e delle eventuali macro presenti), rivolgendo particolare attenzione alla compatibilità all'indietro con il mondo esterno.

Lo scopo è ricreare un' ambiente amichevole e conosciuto, rendendolo subito disponibile per l'uso ed evitare un impatto negativo sull'utente che vedrebbe nel nuovo strumento di lavoro una grande difficoltà.

Questa fase ha l'obiettivo di verificare la correttezza nella formattazione e nel contenuto dei documenti sviluppati con Office affinchè possa mantenere le medesime caratteristiche di leggibilità e utilizzo anche con OpenOffice.

POSIT metterà a disposizione di questa fase personale tecnico qualificato e con comprovata esperienza al quale verrà assegnata una postazione di lavoro con l'accesso ai dati degli utenti sul quale potrà effettuare il controllo e l'eventuale manutenzione del documento da migrare.

Consigliamo la conversione dei documenti in formato aperto (Open Document), piuttosto che lasciare il formato dei documenti Office (doc, xls, ppt) per avere la garanzia di un migliore funzionamento del documento con il nuovo strumento OpenOffice.

Prerequisito

E' fondamentale conoscere la dislocazione di tutti i documenti. Occorre pertanto una preventiva verifica che non esistano documenti salvati localmente sulle postazioni di lavoro degli utenti finali, ma solo sui server o comunque in alcune postazioni determinate a priori. Questo comunque sarà già evidenziato attraverso l'analisi preventiva del parco documentale.

FORMAZIONE

Trasferimento della conoscenza per l'uso di OpenOffice.org agli utenti, con particolare attenzione alle metodologie lavorative esistenti e alle diversità rispetto all'ambiente precedente.

La formazione non sarà solo un momento di approfondimento tecnico ma anche un momento per conoscere nuove funzionalità del nuovo metodo lavorativo.

Essa sarà articolata su due livelli:

1. Formazione alla nuova metodologia di lavoro
2. Formazione su funzionalità avanzate di OpenOffice

La formazione dovrebbe essere supportata anche da un portale all'interno della vostra intranet o messo a disposizione dal committente dove inserire F.A.Q., manualistica, video-guide e quant'altro possa essere utile all'utente per risolvere in autonomia le difficoltà con il nuovo sistema di lavoro.

Formazione alla nuova metodologia di lavoro

Durata : 8 ore (due mezze giornate da 4 ore o in unica giornata di 8 ore)

Descrizione : questa attività permette di sviluppare le conoscenze necessarie per il lavoro quotidiano con l'elaboratore di testi, il foglio di calcolo, lo strumento di presentazioni della suite e se richiesto il gestore di database. Verrà posta l'attenzione in particolare sul confronto e quindi sulle differenze con la precedente piattaforma Microsoft.

Prerequisiti: conoscenza di base degli equivalenti strumenti Microsoft (Word, Excel, PowerPoint ed eventualmente Access3).

Argomenti principali:

Writer (elaboratore di testi)

• lavorare con il testo, tabelle ed immagini
• allineamenti, rientri e margini
• formattazione della pagina
• correttore ortografico
• conversione in altri formati: PDF, doc
• stili
• Calc (foglio di calcolo)
• formattazione delle celle e formati numerici
• calcoli ed inserimento di formule matematiche
• ordinamenti e filtri
• inserimento di grafici
• elenchi personalizzati
• gestione delle aree di stampa
• Impress (presentazioni)
• elementi e funzioni della comunicazione
• efficacia del messaggio e l'orientamento al target
• stili comunicativi
• gestione di una presentazione con Impress
• stili di presentazione
• testi, immagini, grafici
• effetti e animazioni
• formati di esportazione: PDF, Flash 

Formazione su funzionalità avanzate di OpenOffice

Durata : 4 ore

Descrizione

Questa attività di formazione consente di esplorare le funzionalità più avanzate di OpenOffice, utilizzate da utenti più esperti o che hanno particolari esigenze da svolgere con OpenOffice.

Argomenti principali

•  Writer
• stampa in serie
• Stilista e la gestione degli stili
• capitoli ed indici
• revisione di documenti
• Calc
• modalità di filtro dei dati (filtro avanzato)
• validità e formattazione condizionale
• calcolo dei subtotali
• DataPilot per l'aggregazione dei dati (Tabelle Pivot)

E' comunque possibile impostare gli argomenti della formazione sulle esigenze del cliente.

Su richiesta del cliente POSIT può occuparsi anche della gestione dei gruppi di partecipanti (livello base e avanzato) alle azioni formative, della gestione del calendario delle lezioni e dell'aula attrezzata allo svolgimento delle lezioni. In quest'ultimo caso dobbiamo avvalerci di strutture esterne attrezzate per corsi di informatica.

SUPPORTO

Fase di assistenza on site alle problematiche riscontrate dall'utente attraverso risposte rapide e chiare da parte di personale preparato e qualificato.

Assistenza e supporto saranno erogati tramite:

• Portale Web
• Assistenza on-site

Il supporto e l'assistenza devono dare agli utenti un punto di riferimento per potersi muovere autonomamente con il nuovo strumento di lavoro.

L'assistenza on-site sarà organizzata garantendo la disponibilità di personale preparato in giornate ed orari preventivamente concordati. E' facilmente prevedibile che tale modalità di assistenza preveda una frequenza più elevata all'inizio, che andrà diradandosi nel tempo.

Il nostro personale tecnico durante la fase di supporto dovrà essere munito di propria postazione di lavoro equipaggiata di apparecchiatura telefonica al fine di ricevere le richieste di supporto dagli utenti in difficoltà che potranno ottenere la risoluzione al problema riscontrato.

Ogni problematica riscontrata potrà essere inserita sul portale Web del cliente o eventualmente messo a disposizione da POSIT4 contenente le F.A.Q. (Frequently Asked Questions) degli utenti, e che quindi permetteranno di volta in volta agli utenti di risolvere in maniera autonoma le difficoltà già segnalate da altri.

E' possibile scaricare il PDF dell'approccio alla migrazione di POSIT dal link riportato qui di seguito.